“Excel地獄”から始まった全社DX 若手女性社員の熱意が老舗企業の「ITなんて無理」を覆す
消防設備事業を手掛けるプロサスにて、“平均年齢52歳”とベテラン専門職が集う設備部。同部署における事務業務の肥大化が課題となる中で、一人の若手女性社員に白羽の矢が立った。「設備部でも頑張るぞ！」と意気込む彼女を待ち受けていたのは、まさに“Excel一色”な業務。この状況を打破すべく始めたkintone活用が、やがて全社に広がっていく。
サイボウズは、kintoneユーザーの事例イベントである「kintone hive 2025 Tokyo」を開催。4番手で登壇したプロサスの小田凪波氏、黒田章太氏からは、異動先の業務・意識変革からアナログな老舗企業を変えるまでに至った、若手社員の奮闘劇が語られた。
プロサス 小田凪波氏
ベテラン部署に異動した小田氏が挑む「Excel地獄」
プロサスは、防災・消防設備資材の専門商社だ。1975年創業の老舗企業で、消火器や火災報知機、避難器具などを取り扱うほか、点検・工事サービスも提供している。
同社の中で、消防設備の点検・工事を担う専門職「消防設備士」が所属するのが設備部だ。同部署は一時期、縮小傾向にあったものの、再び事業を盛り上げるために、各地からエキスパートを集めていた。ただ、消防設備士が増員される一方で、彼らを支える事務作業の肥大化が深刻な課題だったという。
黒田氏は、「当時のプロサスは、属人的なExcel、紙の書類、古い習慣、昭和の働き方が揃った、いかにもアナログな“ザ・中小企業”でした」と振り返る。
プロサス 黒田章太氏
この状況を打破すべく、一人の若手女性社員に白羽の矢が立った。登壇者のひとりで、今回の変革の主人公である小田氏だ。2021年1月の入社時から所属していた販売部から、新たな環境での活躍が期待され、意気揚々と設備部へ異動。しかし、小田氏を待ち受けていた現実は、想像以上に過酷なものだった。
「『設備部でも頑張るぞ！』と異動するも、平均年齢52歳、おじさんだらけの部署に、20代女性が一人放り込まれてしまうんですね…」（小田氏）
以前のプロサスは老舗あるあるの課題にまみれていた
環境への適応に加え、小田氏を悩ませたのは「まさにExcel一色」な業務だった。同部署では、案件管理から売上報告まで、あらゆる情報をExcelで管理。しかも、その多くは20年以上使い込まれた現役のExcelファイル。小田氏は毎日、膨大な数のExcelを横断しながら、煩雑な管理業務をたった一人で捌かなければならなかった。
さらに、現場一筋のメンバーは、ITツールに不慣れだった。Excelだらけではあるが、もちろん関数やマクロは使いこなせない。社内にはタスク管理ツールも導入されていたが、設備部の業務には合わなかった。
このExcel地獄から抜け出すために、小田氏は、Excelと同じカレンダー形式で管理でき、いち画面に情報が集約され、なおかつITが苦手なメンバー全員が使えるツールを模索する。その中で浮上したのがkintoneだった。
藁（わら）にもすがる思いでサイボウズと打ち合わせをした小田氏。カレンダー形式での管理、チャット機能、書類の添付や現場での確認など、そのすべてに対して「kintoneならできます！」という力強い回答を得た。こうして、2023年1月、設備部でのkintone導入が決定した。
「すごいよ小田tone！」kintoneよる業務改善で“売上は倍に”
kintone導入後、小田氏は、早速アプリ開発に着手した。kintoneの直感的な操作性や複雑な既存Excelもそのまま読み込める機能に助けられつつ、設備部用の「案件管理アプリ」を短期間で作り上げる。
プラグインである「カレンダーPlus」を利用して、慣れ親しんだExcel形式で案件管理ができる工夫が功を奏して、現場で混乱が生じることもなく、kintoneはスムーズに受け入れられた。
導入効果は目覚ましかった。詳細画面内のチャット機能（コメント欄）で案件ごとのやり取りは完結して、関連する書類や写真もアプリに集約され、現場ではいち画面を見るだけですべての情報が把握できる。書類を探し回ることはなくなり、ペーパーレス化を実現。メンバーからは「小田さんが作ったkintone、すごいよ！ 小田tone、すごいよ！」（黒田氏）と驚きと称賛の声が上がったという。
カレンダー形式で案件を管理するアプリを開発した
さらに小田氏は、顧客情報などを管理するマスターアプリを作成し、案件管理アプリと紐付けた。マスターデータは、基幹システムから出力したデータを「Power Query」でひとつにまとめ、kintoneにインポートしている。この仕組みを、コマンドプロンプトとタスクスケジューラーで自動化したのもすごい。「外部からカスタマイズができるのがkintoneの強みです。ただ、私はコードを書いていません。ChatGPTが全部組んでくれました」（小田氏）
こうして、小田氏自身がITの専門家でなくとも自動化まで実現できることを証明した。次第にITが苦手な設備部メンバーも、自らkintoneでスケジュールを管理し始める。その結果、スケジュールが最適化され、なんと売上は2倍に増加した。それにも関わらず、事務作業は小田氏だけで回せるほど、効率化も進んでいる。
kintoneによる業務改善の結果、売上は2倍に増加
便利すぎて孤立？ 昭和のままの全社に突き付けた40ページの挑戦状
設備部での華々しい成功の一方で、思わぬ問題が発生した。設備部だけがkintoneを導入し“独自進化”した結果、他部署から孤立してしまったのだ。「レコード」や「フィールド」といったkintone用語が飛び交う設備部は、他部署から見れば異質な存在になっていた。
「kintoneって便利なのだから、プロサス全社でもっと活用すればいいのに。kintoneで社内全体の業務改善ができるんじゃないの？」と考えた小田氏は、古巣である販売部の業務を調査する。
そこで目にした光景は、設備部のかつての姿そのものだ。手書きの書類をFAXで送信し、複数のツールが乱立して業務は非効率。情報共有のプラットフォームは15年以上前から変わっていない。実は、最先端の老舗企業を掲げ、キラキラしたWebサイトを新設していたのだが、社内の実態は昭和のままだった。
ツールの増築が重なり、業務の効率が落ちるまでに陥っていた
実際に、販売部からは、通話しながら複数ツールを使うのは煩雑なので、一本化できないかと相談を受けた。これを機に小田氏は、kintone活用を全社に広げることを決意し、経営陣に向けたプレゼンの準備に取り掛かる。設備部での成功体験と、会社全体を変えたいという熱意を込めた提案書は、気づけば40ページを超える大作となった。
小田氏は完成した提案書を手に、経営陣へ直談判。営業部の顧客管理はできるのか、古いプラットフォームを刷新できるのか、基幹システムのマスターデータを移行できなければ意味がないのではないか。次々と投げかけられるすべての疑問に対し、小田氏は「kintoneならできます。なんならもう準備ができてます」と即答。設備部での実績が強力な説得材料となり、ついにkintoneの全社導入が決定した。
全社導入に向けて、経営陣のゴーサインをもぎ取った
徹底フォローで掴んだ全社浸透、年間110万円のコストカットとその先へ
全社導入決定後、まずは各部署に協力者を立てて、1か月間のkintone習得期間を設けた。小田氏は自ら講師となり、「kintone強化プログラム」と題したレクチャー会を実施。簡単な部署スペースの作成から始め、アプリ開発で困った際の相談フォームも設置した。
もちろん、すべての部署が順風満帆だったわけではない。kintoneの導入に苦戦する部署に対しては、個人レッスンや相談会を開催し、特製マニュアルを作成するなど、徹底的にフォローした。この献身的なサポートにより、全部署でkintoneは浸透していく。
今では手書きやExcelでの業務は、すべてkintoneアプリ化。昭和の遺物だった古いプラットフォームは廃止され、kintoneのポータル画面に情報を集約。スマートフォンからのアクセスも可能になり、情報共有のスピードも格段に向上した。
徹底的にフォローし続け、kintoneの浸透に努めた
かつて社内で乱立していた6つの有料ツールも、すべてkintoneアプリに置き換わる。年間180万円のツール利用料は70万円に圧縮でき、少なくとも110万円のコストカットを達成した。
設備部から活用が始まったkintoneは、全社に波及し、今やプロサスにとって不可欠なプラットフォームとなった。部署でのExcel地獄からの脱却や売上2倍の達成、そして年間110万円のコスト削減。これらの定量的な成果はもちろん大きいが、それ以上に重要な変化があったという。
それは、「ITなんて無理だ」と思い込んでいた社員たちの意識改革だ。平均年齢52歳の設備部メンバーがkintoneを使いこなし、自律的に業務を管理するようになったことは、全社員に大きな勇気を与えたという。そして、小田氏のように、現状に疑問を持ち、自ら行動を起こして会社を変えようとする人材が生まれたことこそが、最大の成果といえる。
セッションのタイトルにもなった「kintoneがITなんて無理だと思っていたアナログ会社を変えた」。小田氏と黒田氏の軽快な掛け合いで語られたこの言葉は、DXに悩む多くの中小企業にとって、希望のメッセージとなるだろう。
セッション後、サイボウズの柴田氏から両氏に質問が投げかけられた。
柴田氏：小田さんが経営層へプレゼンしたのは、誰かから指示があったのでしょうか。
小田氏：いえ。私が一人でkintoneの全社導入をやりたいなと思い立ちまして、気づいたら提案書ができていました。
柴田氏：提案の中では、どんなポイントを訴求されましたか。
小田氏：やっぱり「設備部のおじさんたち全員が使いこなせるようになりました」というところです。あとは、「kintoneの導入は簡単ですよ」という点もアピールしました。
アフタートークの様子
柴田氏：黒田さんはどうして今回の発表に参加されたのでしょうか。
黒田氏：私は設備部でもなくて、別の部署の部長です。うちの部署では割とkintoneをスマートに導入して、小田さんともよくやり取りしていました。そうした中、kintone hiveで発表するということで、「面白そうだから手伝わせて」と参加しました。
柴田氏：小田さんの活躍を近くで見られていた立場から、皆さんに真似してほしいポイントはありますか。
黒田氏：今回、順風満帆な感じで説明しましたが、結構トラブルもありました。それを、気力と体力で乗り越えています。なので、kintone導入は「気力と体力でどうにかなります」とお伝えしたいですね。
