「予定通りに仕事を終える人」と「いつも時間が足りない人」の決定的なちがい【行動経済学で読み解く】
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気づけばまた締切に間に合わない――。多くのビジネスパーソンが抱えるこの悩みは、じつは本人の能力不足ではなく、人間がもつ本能に原因があるという。経済学と心理学を融合した行動経済学をもとにした、正確なスケジュールを組む方法とは？※本稿は、行動経済学専門家の相良奈美香『ポジティブアフェクトで幸せの仕組み化』（主婦の友社）の一部を抜粋・編集したものです。
「認知のクセ」で時間管理に
失敗するビジネスパーソン
ビジネスパーソンにとって、タイムマネジメントは重要な課題です。
けれど私たちの「認知のクセ」は時間感覚をも狂わせてしまうから恐ろしいのです。「きちんと計画を立ててから始めたはずなのに、予定した日には全然間に合わなかった！」というのがそれです。仕事でも試験勉強でも家事でも、これは頻繁に起こりうることですよね。
私自身、最初にコンサルティング会社を立ち上げたときには、計画の誤謬に悩まされた時期がありました。
たとえばあるプロジェクトで、「1日5時間やれば、10日間で終わる」と見通しを立てたにもかかわらず、たまたまその週は別案件で細かなやり取りが多く、こちらの仕事には1日3時間程度しか時間を割けなかったのです。
しかも想定していたより手間のかかる仕事で、1週間過ぎたところで予定の半分も進んでいなくて青ざめました。「このペースだと、予定の倍かかってしまうかも！」とかなりヒヤヒヤしましたが、幸い、その翌週の仕事が予定より早く終わったため、こちらの仕事に割ける時間が増え、期日までに間に合わせられました。ギリギリセーフです。
もしも間に合わなかったら、会社の信用にかかわるのはもちろん、経営的にも痛手です。コンサルティングは「このプロジェクトにはだいたいこのくらいの時間がかかる」という総時間によって費用の見積もりを立てることが多いので、それ以上に時間がかかるとそのぶんは持ち出しになってしまうことになるのです。時間管理は経営者にとって非常に重要な能力といえます。
「楽観バイアス」によって
甘い見通しを立ててしまう
では、なぜ計画の誤謬が起きてしまうのでしょう。人間はどんな計画を立てる場合でも、所要時間や予算を甘く見積もってしまう傾向があるからです。残念ながらこれはさまざまな研究で証明されている事実です。
その原因の1つが「楽観バイアス」です。これは言葉どおり、物事を楽観的にとらえてしまう認知のクセのことを指します。「だいたいこのくらいで終わるだろう」と事前に想定する時間は、かなり自分の理想がまじっているということです。
もう1つは「解釈レベル理論」です。これは時間的・空間的・心理的・社会的な距離が遠ければ遠いほど、具体的に物事を考えられなくなるという理論。今日、明日やることは具体的に考えられても、1週間先、1カ月先のことは漠然としているため「なんとかなるだろう」と都合のいいように考えてしまうのです。
夏休みの宿題をギリギリまでためてしまって、半泣きになりながら片づけるのも、テスト勉強が一夜漬けになってしまうのも、長期休暇の前に徹夜で仕事を片づけなくてはいけなくなるのも、すべて人間がもつ認知のクセのせいなのです。
ある研究では、プロジェクトで実際にかかった日数を比較した場合、「楽観的なシナリオの場合にかかる日数」よりも、「最悪なシナリオの場合にかかる日数」に近いことがほとんどだったそうです。しかもそのうちの10％は、それでも間に合わなかったというのだから、計画倒れしがちなのも当然のことです。
私もできるだけ「最悪なシナリオ」に基づいて時間を見積もり、さらに2割プラスします。いくら認知バイアスを理解していても100％はバイアス回避できない。だからそれを見込んで2割増しにするのです。
余裕をもって取り組んで仕事のクオリティを上げるためにも、時間的な余裕を組み込んで計画を立てたいものです。
正確な時間の見積もりには
やるべきことの細分化が欠かせない
先ほどお話ししたように、「計画の誤謬」は誰にでもあることです。当初見積もった時間よりも多めに時間を確保しておくことは重要ですが、「予定より長くかかった」という感情だけではネガティブアフェクト（編集部注／なんとなく嫌い、イラッとする、ちょっと苦手など、人を後ろ向きにさせる感情）ですし、成功体験にはつながりにくいものです。正しい時間の見積もりができるよう計画の誤謬を回避する仕組みをつくりましょう。
重要なステップは、やるべきことの細分化です。たとえば「プレゼンのためのコンテンツを作成する」というタスクがあった場合、これだけではあまりに大ざっぱ。これを細分化したうえで、時間の見積もりを立てる必要があります。
過去の資料の見直し（1時間）、構成のブレスト（1時間）、コンテンツのたたき台を作成（2時間）……など、やるべきことをできるだけ具体的に、細かく洗い出していき、それぞれにかかる時間を見積もります。その合計が「プレゼンのコンテンツ作成にかかる合計時間」になります。
予定時間と実際にかかった時間の
答え合わせが精度を上げる
時間の見積もりができたら、それをスケジュール表に書き込んでいきます。たとえばある月曜日、私はコンテンツ作成のために4時間を予定しました（波線部がそれです）。
同書より転載
予定どおりに進めば、月曜日の17時にはコンテンツのたたき台を作り終えることができるはずです。では実際にどうだったか、これを1日の終わりに書き換えたものが次の図です。
同書より転載
朝9時からコンテンツ作成の準備に取り組むはずが、30分もメールの返信に時間をとられました。さらにランチミーティングが少し延び、そのあとにもあれこれあって（何があったか、記憶にないことも多いものです）30分ほど時間を失い、結果的に2時間残業することになりました。
しかも当初4時間で終わらせる予定だった作業は、実際には時間内では終わらず合計5時間かかってしまいました。それでも予定していたコンテンツ作成まで終わらせることができましたが、経理などの雑務は翌日に持ち越しです。
『ポジティブアフェクトで幸せの仕組み化』 （相良奈美香、主婦の友社）
さて、なぜわざわざ「予定」を「実際の行動」に書き換えるのかというと、それは未来の私のためです。コンテンツ作りは、単純作業ではありません。なかなかアイデアが浮かばず予定よりはるかに時間がかかる場合もあれば、サクサク進む場合もあります。
「Aプロジェクトのコンテンツ作成のために実際にかかったのは20時間、日数は4日間」「Bプロジェクトは途中で方向性を変えたせいで30時間かかり、日数的には倍の8日かかった」というように、「実際にかかった時間と日数」をデータとして残しておくことで、次に似たようなプロジェクトが始まったときに「今回はBのパターンで時間を見積もっておこう」などと考えることができるのです。
スケジュール表は予定を書き込むだけのものではありません。実際にどのくらいの時間をかけたのかがわかる貴重なデータです。予定の立てっぱなしで終わるのはあまりにもったいないと思いませんか？
